Leistungsverzeichnis

1. Was ist das Produkt?

Das Produkt, ELEX, ist ein Online-Tool für die elektronische Exportkontrolle. Nutzer können nach einmaliger Eingabe von Kunden- und Produktdaten sämtliche Schritte der Exportkontrolle Schritt-für-Schritt automatisiert durchführen.

Dabei werden die eingegebenen Daten von ELEX automatisch gegen die tagesaktuellen Sanktions-, Embargo- und Güterlisten geprüft.

Alle Prüfergebnisse werden automatisch dokumentiert und stehen zum Download bereit.

2. Was sind die Inhalte von ELEX?

ELEX beinhaltet elektronische Prüfungen, die im Rahmen der Exportkontrolle im Handel mit Drittländern durchgeführt werden müssen. Dazu zählen die Sanktionslistenprüfung, Güterlistenprüfung, Verwendungszweckprüfung, Prüfung der Länderembargos, sowie Einfuhrbestimmungen und Präferenzen, die mit ELEX Schritt-für-Schritt oder auch einzeln durchgeführt werden können. Zudem bietet ELEX mit der Zolltarifnummernsuche die Möglichkeit die korrekte Zolltarifnummer zu den zugehörigen Produkten zu finden.

Außerdem stehen Informationen wie Besonderheiten und Vorgaben beim Export für jedes Land zur Verfügung, um Exportverantwortlichen neben der Exportkontrolle auch eine Erleichterung bei der weiteren Exportabwicklung bieten zu können. Es stehen Muster-Handelsrechnungen für jedes Land zur Verfügung, die den Anforderungen der jeweiligen Länder entsprechen. Weitere Arbeitshilfen zu einzelnen Prüfschritten bei der Exportkontrolle sowie zur Unterstützung beim Export in Drittländer sind ebenfalls in ELEX enthalten. Die dort enthaltenen Informationen werden regelmäßig überprüft.

Aktuelle Präferenzabkommen, Embargoverordnungen, Zolltarifnummern und Länderbesonderheiten können im Tool eingesehen werden. Diese Inhalte auf www.elex-portal.de werden regelmäßig mit der zu erwartenden Sorgfalt überarbeitet und aktualisiert. Um Ihnen absolute Aktualität und Rechtssicherheit gewährleisten zu können, überprüfen wir die Inhalte ständig auf eventuelle Neuerungen und nutzen hierzu offizielle Quellen der EU.

Den Prüfungen liegen die jeweils offiziellen Dokumente und Listen in ihrer jeweils tagesaktuellen Version zugrunde. Die Daten für die Prüfungen werden aus offiziellen Quellen, die von unserem Kooperationspartner Reguvis Fachmedien GmbH in Kooperation mit dem BAFA als Herausgeber zusammengestellt werden, bezogen und beruhen auf:

den im „Amtsblatt der EU“ veröffentlichten Personen und Organisationen,
entsprechenden Anordnungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, die im „Bundesanzeiger“ veröffentlicht werden,
verschiedenen von den US-Behörden zur Prüfung empfohlenen US-Listen (siehe https://www.bis.doc.gov/index.php/policy-guidance/lists-of-parties-of-concern),
japanischen, australischen, kanadischen, schweizerischen, sowie UK- Veröffentlichungen,
Sanktionsveröffentlichungen des französischen Gesetzgebers, die zusätzlich zu den restriktiven Maßnahmen der EU erfolgen,
den aus Beschlüssen des UN-Sicherheitsrates resultierenden Einträgen in der UN Consolidated Sanctions List.

ELEX greift bei der Sanktionslistenprüfung auf die HADDEX-Sanktionslisten zurück.

Bei der Güterlistenprüfung greift ELEX auf TARIFE EXPORT zurück. TARIFE EXPORT beruhen auf den Daten des EZT, der Ausfuhrlisten bzw. den Anhängen zur EU Dual Use Verordnung und dem Umschlüsselungsverzeichnis. Diese Daten werden von der Reguvis Fachmedien GmbH erstellt.

Die mit ELEX durchgeführten Prüfungen entsprechen den zum Zeitpunkt der Prüfung gültigen Rechtsgrundlagen. Um dies nachweisen zu können, werden die Prüfergebnisse automatisch mit Angabe des Prüfdatums als Prüfprotokoll im PDF-Format dokumentiert.

Um den Nutzern zusätzlich bei offenen Fragen zur Seite zu stehen, steht der Expertenservice zur Verfügung. Über ein Formular können Fragen zu ELEX oder fachlichen Themen rund um den Export gestellt werden.

Hinweis: Urheber der ELEX Datenquellen ist Reguvis Fachmedien GmbH in Kooperation mit dem BAFA als Herausgeber. Alle Inhalte werden auf Basis der aktuellen Verordnungen, Listen und Gesetzen zur Verfügung gestellt. Die 100%ige Richtigkeit und Vollständigkeit können wir nicht garantieren. Sie erwerben mit Vertragsschluss das Recht, im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft (Basic, Professional oder Premium) die von ELEX zur Verfügung gestellten Inhalte zur Exportkontrolle und -abwicklung zu nutzen. Sie sind nicht berechtigt, die Inhalte zu vermieten oder zu verkaufen oder in sonstiger nicht explizit gestatteter Weise kommerziell zu nutzen. Ebenfalls ist untersagt, das Produkt gegen Entgelt oder ohne Entgelt an Dritte weiterzugeben.

3. Welche Funktionalitäten hat ELEX?

3.1 Einzelprüfungen

ELEX bietet verschiedene Einzelprüfungen, darunter die Sanktionslistenprüfung, Prüfung der Länderembargos sowie Präferenzabkommen. Hier können die Kundenkontakte und das Bestimmungsland gegen die entsprechenden Listen und Verordnungen geprüft werden. Zur Überprüfung der Waren steht zusätzlich die Zolltarifnummernsuche zum schnellen Auffinden der korrekten Zolltarifnummer zur Verfügung.

3.2 Schritt-für-Schritt Prüfung

Darüber hinaus können mit ELEX auch Schritt für Schritt alle notwendigen Teilprüfungen der Exportkontrolle durchgeführt werden. Je nach ausgewähltem Prüfgrund (Anfrage eines potenziellen Neukunden, vor Angebotsabgabe, bei Auftragsanlage, Nachprüfung vor Versand) wird der Nutzer durch die entsprechend benötigten Prüfungen durchgeführt. Nach Abschluss der Prüfungen werden die Ergebnisse protokolliert. Enthaltene Prüfschritte sind die Sanktionslisten-, die Embargo-, die Güterlistenprüfung sowie die Prüfung weiterer Ausfuhrmaßnahmen aus dem EZT-Online, der Verwendung und Plausibilität und ein Abgleich gegen geltende Präferenzen und Einfuhrbestimmungen.

3.3 Adressbuch und Produktdatenbank

Nutzer können Kunden- und Produktdaten im Adressbuch bzw. der Produktdatenbank speichern und darin verwalten. Das Einfügen ist jeweils manuell, per Excel-Upload oder individuell, via API Schnittstelle aus dem ERP-System wie in 3.6 beschrieben, möglich. Im Adressbuch können Kunden inkl. der verschiedenen Lieferadressen und Ansprechpartner abgespeichert, mit einem Klick geprüft und die gespeicherten Daten als Grundlage für die Prüfschritte genutzt werden. Premium und Enterprise-Nutzer profitieren davon, dass alle Ihre eingepflegten Kundendaten mit der automatischen Hintergrundprüfung täglich gegen die tagesaktuellen HADDEX-Sanktionsliste abgeglichen werden. Auf Wunsch wird der Kunde durch eine E-Mail benachrichtigt, sollte ein Treffer vorliegen.

In der Produktdatenbank können Produkte inkl. der zugeordneten Zolltarifnummer ebenfalls abgespeichert, mit einem Klick geprüft und die gespeicherten Daten als Grundlage für die Prüfschritte genutzt werden. Premium und Enterprise-Nutzer profitieren davon, dass alle Ihre eingepflegten Produktdaten mit der automatischen Hintergrundprüfung jährlich gegen die TARIFE EXPORT Datenzusammenstellung von der Reguvis Fachmedien GmbH geprüft werden. Sollte sich auch hier ein Treffer ergeben, wird der Kunde auf Wunsch per E-Mail informiert.

Hinweis: Wir stellen Ihnen mit ELEX eine Anwendung auch zur Verarbeitung personenbezogenen Daten durch Sie zur Verfügung, soweit Sie die entsprechenden Funktionen nutzen. Wir führen keine Tätigkeiten in Bezug auf solche personenbezogenen Daten aus. Für die Zulässigkeit der Verarbeitung von Daten durch Sie mittels ELEX insbesondere im Verhältnis zu den betroffenen Personen sind Sie verantwortlich.

3.4 Länderbesonderheiten

Über die Länderbesonderheiten greifen die Nutzer mit nur wenigen Klicks auf alle relevanten Informationen zu verschiedenen Ländern zu. Auf der jeweiligen Länderdetailseite finden sich Informationen wie benötigten Einfuhrlizenzen, Besonderheiten für die Handelsrechnung, besondere Bestimmungen etc., weitere relevante Informationen, z.B. Ansprechpartner beim Export sowie Arbeitshilfen wie Muster-Handelsrechnungen zum jeweiligen Land.

3.5 Mitgliedschaftsbereich

Im Mitgliedschaftsbereich kann die Mitgliedschaft bei ELEX verwaltet werden. So können hier Benutzerdaten geändert sowie auf ein höheres Angebotsmodell geupgradet werden. Das Ausloggen aus ELEX ist hier ebenfalls möglich.

3.6 API Schnittstelle

Professional-, Premium- und Enterprise-Nutzern ist es möglich, Stammdaten via API-Schnittstelle direkt aus dem ERP-System in das ELEX Adressbuch und die Produktdatenbank hochzuladen. Die Anbindung an ELEX ist universal für jedes System möglich. Hierfür stellen wir eine Dokumentation zu Verfügung welche bei unseren Kollegen vom Kundendienst unter support@elex-portal.de angefordert werden kann.
Die Stammdaten können momentan nur One-Way aus dem ERP-System an ELEX gespielt werden nicht andersherum aus ELEX an das ERP System.

4. Welche Mitgliedschaften gibt es?

Die Nutzer haben die Wahl zwischen 3 kostenpflichtigen Mitgliedschaften: Professional, Premium und Enterprise, wobei nur mit einer Premium- oder Enterprise-Mitgliedschaft der volle Funktionsumfang von ELEX verfügbar ist. Der genaue Funktionsumfang der ELEX Mitgliedschaften steht unter Mitgliedschaften auf der Startseite.

Bei Fragen zu den verschiedenen Mitgliedschaften kontaktieren Sie gerne unsere ELEX-Berater und vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Für ELEX Interessenten besteht zudem die Möglichkeit eine kostenlose jedoch beschränkte Basic Mitgliedschaft abzuschließen.

5. Wie wird der Vertrag geschlossen?

Die beste Möglichkeit ist einen Vertrag über unsere ELEX-Berater abzuschließen. Hierfür können Sie einfach einen Beratungstermin auf unserer Startseite vereinbaren.

Der Nutzer kann sich auch selbst auf dem Portal registrieren. Dabei sind Anrede, Vor- und Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Passwort Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Bei der kostenpflichtigen Mitgliedschaft werden zudem die Adressdaten Straße, Hausnummer, PLZ und Ort zwingend abgefragt, damit die postalische Zusendung der Rechnung möglich ist.

Für den Login werden die E-Mail-Adresse und das selbstgewählte Passwort abgefragt. Zum Versand eines Willkommenspakets und der Rechnung wird die angegebene postalische Adresse verwendet.

6. Wie werden die Daten übertragen?

ELEX basiert auf dem Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS, englisch für „sicheres Hypertext-Übertragungsprotokoll“), womit die Daten beim Login abhörsicher übertragen werden.

Die Daten liegen sicher auf Servern in Deutschland.

Unsere Unterauftragnehmer, die in die Erbringung unserer Leistungen einbezogen werden, sind in den Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOMs) aufgeführt. Die TOMs können beim Datenschutzbeauftragten unter datenschutzbeauftragter@vnr.de angefragt werden.

7. Wie verfügbar ist ELEX?

ELEX ist ein webbasiertes Online-Tool, welches jederzeit und von jedem Ort der Welt erreichbar ist. Voraussetzung für die Nutzung von ELEX ist eine gute Internetverbindung über LAN, WLAN oder das Mobilfunknetz. Die Netzverfügbarkeit beträgt mind. 99%. Geplante Wartungsarbeiten sind dabei nicht berücksichtigt.

Es werden regelmäßig automatische Sicherungskopien und Backups des kompletten ELEX-Systems inkl. der Kundendaten erstellt. Es gibt ein Konzept zur Rekonstruktion des kompletten ELEX-Systems, falls das produktiv System einen Schaden nimmt. So kann das komplette ELEX-System zu jeder Zeit ohne Ausfallerscheinungen weitergeführt werden.